PFRON

Dostałeś wezwanie do zwrotu dofinansowania z PFRON?

Otwierasz list, a tam wezwanie do zwrotu dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych prosto z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 

Masz zwrócić kilka, kilkanaście, kilkadziesiąt, a może kilkaset tysięcy złotych otrzymanej pomocy publicznej wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych od dnia jej otrzymania do dnia zwrotu – w terminie 3 miesięcy. Pod rygorem wszczęcia postępowania administracyjnego. 

Najczęstsze przyczyny żądania zwrotu dofinansowania

Zwykle z wezwania do zwrotu wynikają przybliżone przyczyny zakwestionowania spełniania przez Ciebie jako pracodawcę warunków uzyskiwania dofinansowania, skutkujące koniecznością zwrotu pomocy.

Najczęściej chodzi o takie błędy jak:

• nieterminowe opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne. Nie chodzi tu tylko o sytuacje związane z rzeczywistym uchybieniem terminu opłacenia składek powyżej 14  dni względem terminu wynikającego z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ale także o przypadki, gdy przykładowo zleceniobiorca oświadczył, że ma inny tytuł ubezpieczeń, a później okazało się, że jednak go nie posiada i powstały u Ciebie jako płatnika zaległości, które uiściłeś niezwłocznie po ich ujawnieniu przez ZUS. Mogą to także być przypadki, gdy ubiegałeś się o rozłożenie na raty należności składkowych i podpisałeś układ ratalny, z którego się wywiązujesz, niestety PFRON zmienił w tym zakresie swoją interpretację na niekorzystną dla pracodawców. 
• Nieterminowe przekazanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do urzędu skarbowego
• Błędy związane z wypłatą wynagrodzeń dla pracowników niepełnosprawnych, w tym wypłata z uchybieniem terminu powyżej 14 dni, dokonanie wypłaty wynagrodzenia po złożeniu wniosku o dofinansowanie (Wn-D), wypłata gotówką, niepełna wypłata, błędne naliczenie, nieprawidłowe potrącenia, przelanie wynagrodzenia na rachunek bankowy niebędący rachunkiem bankowym osoby niepełnosprawnej
• Wnioskowanie o dofinansowanie w stosunku do osób, które mają ustalone prawo do emerytury a mają lekki lub umiarkowany stopień niepełnosprawności
• Wnioskowanie o dofinansowanie w stosunku do osób, które nie są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, nie są osobami niepełnosprawnymi
• Złożenie wniosku o dofinansowanie po upływie terminu ustawowego, możliwe jest wnioskowanie o przywrócenie terminu,
• Niewykazanie konieczności uzyskania pomocy, czyli niezłożenie pierwszego wniosku o dofinansowanie za pierwszy możliwy okres
• Niewykazanie w pierwszej kolejności efektu zachęty ilościowego, a w przypadku jego braku efektu jakościowego lub błędne ustalenia w zakresie personelu przedsiębiorstw powiązanych, osób zatrudnionych na podstawie rozporządzenia KE 651/2014 lub ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• Wnioskowanie o dofinansowanie w sytuacji znajdowania się w trudnej sytuacji ekonomicznej,
• Przekroczenie limitu 11 mln EURO pomocy na zatrudnianie w okresie rocznym.
• Istnienie zaległości wobec PFRON w kwocie powyżej 100 zł.

Pamiętaj, że PFRON może dochodzić zwrotu pomocy w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym pomoc do Ciebie wpłynęła. 

Nawet jeśli upłynęły już terminy przedawnienia, PFRON może złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa wyłudzenia dotacji w zbiegu z oszustwem, wtedy terminy ulegają wydłużeniu. 

Co możesz zrobić?

Przede wszystkim przygotuj i przejrzyj dokumenty potwierdzające terminy opłacenia kosztów płacy (składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, wynagrodzeń) i inne na potwierdzenie Twojego stanowiska.

Masz trochę czasu, możesz cały czas wnioskować i otrzymywać bieżące dofinansowanie do wynagrodzeń. 

Po 3 miesiącach od dnia otrzymania wezwania do zwrotu, otrzymasz informację o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie nakazania zwrotu dofinansowania za wskazane okresy z wyszczególnionymi kwotami i opisem stwierdzonych nieprawidłowości. Po zakończeniu postępowania PFRON wyda decyzję, od której możesz złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy lub złożyć skargę do WSA.

Jeżeli złożyłeś wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, PFRON powtórnie przeanalizuje sprawę i wyda kolejną decyzję, od której przysługuje skarga do WSA w Warszawie.

Gdy masz już do czynienia z decyzją ostateczną, powstaje zaległość wobec PFRON, a zatem w tym momencie musisz zwrócić dofinansowanie albo wnioskować o rozłożenie należności na raty, bądź też wnosić o wstrzymanie wykonania decyzji. 

Pomoc prawna

Nie wszystkie popełnione błędy skutkują bezwzględną utratą prawa do dofinansowania, co w zależności od okoliczności sprawy, wykazujemy na etapie postępowania administracyjnego lub sądowoadministracyjnego. Nie o wszystkim poinformuje Cię PFRON, który twierdzi, że każde uchybienie terminu płatności składek na ubezpieczenia społeczne skutkuje koniecznością zwrotu SOD. 

Wiele sytuacji jest do uratowania, a dobrze zaplanowana strategia daje możliwość uzyskiwania bieżącego dofinansowania. Zawsze informuję Klientów o rokowaniach danej sprawy i staram się podpowiedzieć najlepsze rozwiązanie w danej sytuacji. 

Mam duże doświadczenie w tych sprawach, od kilkunastu lat reprezentuję Klientów przed PFRON i wygrałam wiele spraw dotyczących nakazania zwrotu dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Warszawie i Naczelnym Sądem Administracyjnym. 

Nawet jeśli dokonałeś już zwrotu dofinansowania do PFRON, to musisz wiedzieć, że w niektórych sytuacjach istnieje możliwość odzyskania z Funduszu części wpłaconych środków. 

Odzyskiwanie środków od PFRON po zwrocie dofinansowania 

Zwrot dofinansowania do PFRON bywa traktowany jako ostateczne zakończenie sprawy. W praktyce nie zawsze tak jest. Zdarza się, że środki zostały zwrócone po wewnętrznej weryfikacji, na skutek błędu w dokumentacji albo w wykonaniu decyzji PFRON, która następnie została uchylona.

W takich przypadkach odzyskanie pieniędzy może być możliwe, ale wymaga zastosowania właściwego trybu – innego dla dofinansowań rozliczanych w SODiR, innego dla zwrotów wynikających z decyzji administracyjnych, a jeszcze innego dla omyłkowych wpłat.

Najważniejsza zasada jest prosta: PFRON nie zwraca środków wyłącznie dlatego, że kiedyś zostały przelane na jego rachunek. Żeby odzyskać pieniądze, trzeba wykazać podstawę do rozliczenia na korzyść pracodawcy – poprzez korektę dokumentów albo poprzez rozstrzygnięcie, które usuwa podstawę wcześniejszego zwrotu.

1) Dofinansowanie do wynagrodzeń (SODiR): zwrot po błędzie lub autokontroli

Najczęstszy scenariusz dotyczy dofinansowań do wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami rozliczanych w systemie SODiR. Pracodawca dokonuje zwrotu, ponieważ uznaje, że dofinansowanie było pobrane nienależnie lub w zawyżonej wysokości (np. po autokontroli lub po wykryciu błędu w wyliczeniach). Następnie okazuje się, że w świetle prawidłowych danych dofinansowanie jednak przysługiwało – w całości albo w części.

W takim wariancie punktem wyjścia nie jest „wniosek o oddanie pieniędzy”, lecz korekta dokumentów rozliczeniowych, które stanowią podstawę przyznania i wypłaty dofinansowania. Co do zasady chodzi o korektę wniosku Wn-D oraz załączników INF-D-P (w zakresie, w jakim były składane). Dopiero prawidłowo przetworzona korekta może prowadzić do tego, że w rozrachunkach z PFRON pojawi się saldo na korzyść pracodawcy.

W praktyce warto pamiętać o dwóch kwestiach:

• Wypłata środków po korekcie bywa powiązana z rozliczeniem salda. To oznacza, że po korekcie może powstać kwota do zwrotu/rozliczenia na koncie pracodawcy, ale zazwyczaj trzeba doprowadzić do formalnego rozliczenia (np. w trybie wniosku o zwrot nadwyżki albo zaliczenia na poczet przyszłych rozrachunków – zależnie od sytuacji pracodawcy i sposobu księgowania).
• Zwrot środków sam w sobie nie koryguje anie nie zastępuje wymaganej dokumentacji. Jeśli przyczyną zwrotu był błąd w dokumentacji, konieczne jest usunięcie tego błędu poprzez korekty, bo inaczej PFRON będzie opierał się na wcześniejszych danych.

2) Zwrot dokonany na podstawie decyzji PFRON, która później została uchylona

Druga grupa spraw dotyczy sytuacji, w których zwrot dofinansowania nastąpił w wykonaniu decyzji administracyjnej PFRON (np. po kontroli), a następnie pracodawca skutecznie zakwestionował tę decyzję w postępowaniu odwoławczym albo przed sądem administracyjnym, czego skutkiem było jej uchylenie.

W takim przypadku podstawą odzyskania środków nie jest korekta rozliczeń (choć czasem również bywa potrzebna), tylko rozstrzygnięcie, które eliminuje podstawę prawną wcześniejszego zwrotu. W praktyce, aby sprawnie doprowadzić do wypłaty, warto złożyć do PFRON pismo wskazujące:

• dane sprawy (znak, sygnaturę, datę i treść rozstrzygnięcia uchylającego),
• informację o dokonanych wpłatach (kwoty i daty, potwierdzenia przelewów),
• numer rachunku bankowego do zwrotu,
• wniosek o rozliczenie sprawy zgodnie z rozstrzygnięciem.

W tego typu sprawach istotne jest także prawidłowe podejście do kwestii odsetek. Zależy ono od tego, jak wyglądała historia rozliczeń (czy były naliczane i wpłacane odsetki, czy zwrot obejmował wyłącznie kwotę główną, czy zwrot nastąpił dobrowolnie czy w wykonaniu decyzji). Dlatego w praktyce każdorazowo należy oprzeć wyliczenia na dokumentach sprawy i treści rozstrzygnięcia.

3) Omyłkowa wpłata na rachunek PFRON (np. podwójny przelew lub błędna kwota)

Czasem sprawa nie dotyczy merytorycznego prawa do dofinansowania, lecz zwykłej pomyłki płatniczej: podwójnego przelewu, przelewu na niewłaściwą kwotę lub z błędnym oznaczeniem okresu. W takiej sytuacji podstawą jest wniosek o zwrot nienależnie wpłaconych środków, z jednoznaczną identyfikacją przelewu i uzasadnieniem, dlaczego wpłata nie powinna była zostać dokonana.

W praktyce kluczowe jest, aby pismo było „dowodowe”, tzn. zawierało komplet informacji: datę, kwotę, rachunek nadawcy, tytuł przelewu i dokumenty potwierdzające błąd. Należy też liczyć się z tym, że jeżeli pracodawca ma inne rozrachunki z PFRON, Fundusz może w pierwszej kolejności dążyć do rozliczenia salda (np. poprzez zaliczenie wpłaty na inne należności), co wpływa na techniczny sposób zwrotu.

4) Dofinansowania programowe i projektowe (umowy): zwrot w reżimie umownym

W przypadku dofinansowań realizowanych w ramach programów/projektów (gdzie relacja opiera się na umowie i regulaminach programu) możliwość „odzyskania” środków po zwrocie jest zwykle bardziej ograniczona i zależy od tego, czy dokumentacja programu przewiduje tryb ponownej weryfikacji kosztów, uzupełnienia dokumentów, aneksowania umowy albo ponownego rozpatrzenia rozliczenia.

W takich sprawach nie ma jednej uniwersalnej procedury – rozstrzygają: postanowienia umowy, regulamin programu oraz przyczyna zwrotu (np. zakwestionowanie kosztu, naruszenie warunków, przekroczenie terminów).

Terminy: dlaczego liczenie „od dnia przelewu” bywa błędem

Przy analizie możliwości odzyskania środków istotne są terminy, w tym kwestie przedawnienia. W praktyce w sprawach dotyczących należności publicznoprawnych często stosuje się pięcioletni horyzont liczony według reguł z Ordynacji podatkowej – co do zasady od końca roku, w którym upłynął termin płatności danej należności. To ważne, ponieważ potoczne liczenie terminu „od dnia zwrotu” nie zawsze będzie prawidłowe. W konkretnych sprawach punkt startowy biegu terminu trzeba ustalić w oparciu o dokumenty, rodzaj świadczenia i tryb rozliczenia.