Aby skorzystać z indywidualnego programu rehabilitacji z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych, osoba niepełnosprawna musi spełnić określone warunki, które zależą od regulaminu funduszu. Zwykle wymagane jest posiadanie orzeczenia o niepełnosprawności oraz przynależność do danego zakładu pracy.

Po spełnieniu wymagań regulaminowych osoba niepełnosprawna może złożyć wniosek o dofinansowanie indywidualnego programu rehabilitacji. Wniosek ten powinien zawierać m.in. opis stanu zdrowia i stopnia niepełnosprawności osoby niepełnosprawnej oraz opis proponowanego programu rehabilitacji.

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych, osoba niepełnosprawna otrzymuje dofinansowanie na pokrycie kosztów indywidualnego programu rehabilitacji. Koszty te są pokrywane z funduszu, do którego wpłacają składki pracodawcy i pracowników.