Na pierwszy rzut oka kwoty dofinansowania PFRON w 2026 r. wyglądają prosto – trzy stopnie niepełnosprawności, trzy stawki maksymalne. W praktyce pracodawca prowadzący rozliczenia widzi co miesiąc inne liczby. Wysokość dofinansowania PFRON zależy od kilku zmiennych działających równolegle: stopnia niepełnosprawności, schorzeń szczególnych, wymiaru etatu, limitu kosztów płacy i wysokości wykazanych kosztów płacy.
Cały mechanizm ustalania kwoty opisuje art. 26a ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – i to od niego warto zacząć każdą analizę indywidualnego przypadku. Zapraszamy do lektury poniższego artykułu, w którym przyjrzymy się kluczowym mechanizmom poprawnego wyliczenia dofinansowania.
Kwoty bazowe dofinansowania PFRON 2026 – co stanowi podstawę wyliczenia?
Wyliczenie dofinansowania zaczyna się od ustalenia stawki maksymalnej właściwej dla stopnia niepełnosprawności pracownika. Aktualne kwoty dofinansowania PFRON 2026, obowiązujące nieprzerwanie od lipca 2024 r., wynoszą: 2760 zł dla stopnia znacznego, 1550 zł dla umiarkowanego i 575 zł dla lekkiego. Są to wartości maksymalne, obowiązujące w przypadku zatrudnienia na pełny etat – nie wypłaty gwarantowane.
Choć dofinansowanie PFRON przy znacznym stopniu niepełnosprawności jest najwyższe, obowiązuje ono tylko po spełnieniu wszystkich warunków ustawowych i przy braku ograniczeń opisanych w dalszych sekcjach. Na pytanie, ile wynosi dofinansowanie PFRON, można odpowiedzieć dopiero po nałożeniu na stawkę bazową kolejnych modyfikatorów.
Zestawienie stawek maksymalnych na pełny etat:
- stopień znaczny: 2760 zł,
- stopień umiarkowany: 1550 zł,
- stopień lekki: 575 zł.
Pracodawcy, którzy planują zatrudnienie osoby posiadającej orzeczenie o niepełnosprawności, powinni być ostrożni w kalkulacji wysokości finansowania. Warto podkreślić, że kwota faktycznie przekazana na rachunek może okazać się niższa od stawki maksymalnej, ponieważ od wartości bazowej zaczyna się kaskada ograniczeń.
Schorzenia szczególne, czyli kiedy kwota bazowa rośnie?
Ustawodawca wyróżnił grupę schorzeń, przy których kwota bazowa rośnie odpowiednio o 1380 zł (stopień znaczny), 1035 zł (umiarkowany) i 690 zł (lekki). Schorzenia szczególne obejmują:
- chorobę psychiczną (kod 02-P),
- upośledzenie umysłowe (01-U),
- całościowe zaburzenia rozwojowe (12-C),
- epilepsję (06-E)
- osoby niewidome (04-O) – wyłącznie w stopniu znacznym lub umiarkowanym.
Stawki podwyższone wyglądają następująco: stopień znaczny – 4140 zł, umiarkowany – 2585 zł, lekki – 1265 zł. Maksymalne dofinansowanie PFRON przysługuje więc pracodawcy zatrudniającemu osobę ze stopniem znacznym i udokumentowanym schorzeniem szczególnym na pełny etat.
| Stopień niepełnosprawności | Wysokość stawki dofinansowania | Wysokość zwiększenia stawki | Wysokość zwiększonego finansowania |
| Znaczny | 2760 zł | 1380 zł | 4140 zł |
| Umiarkowany | 1550 zł | 1035 zł | 2585 zł |
| Lekki | 575 zł | 690 zł | 1265 zł |
Słowo „udokumentowanym” jest tu kluczowe. Prawo do zwiększonej kwoty trzeba wykazać właściwym symbolem rodzaju niepełnosprawności w orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności lub orzeczeniu traktowanym na równi z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności. Potwierdzenie istnienia szczególnego schorzenia może wynikać przykładowo z wypisu pełnego z treści orzeczenia lekarza orzecznika ZUS o niezdolności do pracy lub niezdolności do samodzielnej egzystencji czy orzeczenia o grupie inwalidzkiej z odpowiednim opisem, wreszcie z wyroku sądu.
Istnienie szczególnego schorzenia nie za pomocą orzeczenia, a za pomocą zaświadczenia lekarza specjalisty wykażemy tylko i wyłącznie w przypadku osób niewidomych.
Uwaga: Osoba z lekkim stopniem niepełnosprawności z kodem 04-O nie jest uznawana za osobę niewidomą
Częstym błędem pracodawców jest wykazywanie schorzenia szczególnego wyłącznie na podstawie ustnej informacji pracownika lub dokumentu niespełniającego wymogów. PFRON weryfikuje to podczas kontroli, a wezwanie do zwrotu dofinansowania bywa dotkliwe finansowo i obejmuje 5 lat wstecz.
Proporcjonalność do wymiaru etatu i czasu pracy
Jak wspomniano powyżej, każda ze stawek bazowych dotyczy pełnego etatu. Przy niepełnym wymiarze dofinansowanie maleje proporcjonalnie – na pracownika ze stopniem umiarkowanym zatrudnionego na 1/2 etatu przysługuje maksymalnie 775 zł, a nie pełne 1550 zł.
Dofinansowanie jest ustalane także proporcjonalnie do stanu zatrudnienia pracownika, a zatem z uwzględnieniem dni, w których pozostawał w zatrudnieniu. Jeśli stosunek pracy powstał lub ustał w trakcie miesiąca, kwota wpisywana do załącznika INF-D-P uwzględnia rzeczywiście przepracowane dni, a nie cały okres rozliczeniowy. Zatrudnienie osoby z orzeczeniem na część etatu lub w połowie miesiąca wymaga więc wcześniejszego oszacowania faktycznej wysokości dofinansowania.
Ponadto należy wziąć pod uwagę sposób ustalania stanu zatrudnienia, który jest specyficzny dla ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Mianowicie:
Do liczby pracowników nie wlicza się:
- osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych
- oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:
1) na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego;
1a) przebywających na urlopie rodzicielskim;
2) przebywających na urlopach wychowawczych;
3) nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;
4) będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;
5) nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
6) przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.
Limit 75% i 90% kosztów płacy – drugi sufit dla wypłaty
Drugim ograniczeniem, niezależnym od stopnia niepełnosprawności, jest limit 75% kosztów płacy dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą. Pracodawca nieprowadzący takiej działalności stosuje limit 90%. Ustawowa definicja kosztów płacy obejmuje wynagrodzenie brutto oraz obciążenia pracodawcy – składki ZUS w części płaconej przez zatrudniającego oraz obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy. Nie są to więc koszty, które pracownik widzi na pasku wynagrodzenia.
Przykład
| Obecnie kwota minimalnego wynagrodzenia wynosi 4806 zł, a koszty płacy wynoszą zwykle 5790,28 (przy stawce wypadkowej 1,67%). Pracownik otrzymuje z tego kwotę 3605,85 zł. Limit 75% kosztów płacy – 4.342,71 złNawet gdyby był to pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności i szczególnym schorzeniem z dofinansowaniem maksymalnym w wysokości 4140 zł, przy tym limicie kosztów płacy, pracodawca może otrzymać maksymalne dofinansowanie. |
O zasadach terminowego opłacenia kosztów płacy będzie traktował odrębny artykuł.
Zasada najniższej wartości. Jak PFRON ustala ostateczną kwotę w INF-D-P?
Mechanizm końcowy sprowadza się do porównania trzech wartości w załączniku INF-D-P: pozycji 51 (maksymalna kwota dofinansowania wynikająca ze stopnia niepełnosprawności i schorzenia szczególnego), pozycji 52 pomniejszonej o 53 (rzeczywiste koszty płacy pomniejszone o pomoc z innych źródeł) oraz pozycji 54 (limit 75% lub 90% kosztów płacy). Do wypłaty (do pozycji 55) trafia najniższa z tych trzech wartości.
Na tym polega zasada najniższej wartości i to ona najczęściej tłumaczy rozbieżność między tym, czego pracodawca się spodziewa, a tym, co rzeczywiście wpływa na konto. Prawidłowe wypełnienie wniosku Wn-D wraz z załącznikiem INF-D-P nie jest więc wyłącznie formalnością – proces ten bezpośrednio przekłada się na ryzyko wezwania do korekty lub zwrotu środków.
Czy wiesz już, jak wyliczyć wysokość dofinansowania?
Wysokość dofinansowania PFRON to wypadkowa pięciu zmiennych: stawki bazowej przypisanej do stopnia niepełnosprawności, ewentualnego schorzenia szczególnego, wymiaru etatu, limitu kosztów płacy oraz zasady najniższej wartości stosowanej przy wyliczeniu w INF-D-P.
Masz wątpliwości co do wyliczenia dofinansowania w swojej firmie? Kancelaria Onlex od lat specjalizuje się w sprawach PFRON – pomożemy przeanalizować Twój przypadek, zweryfikować dokumentację i ocenić ryzyko ewentualnej kontroli. Skontaktuj się z nami, zanim niepewność zamieni się w wezwanie do zwrotu środków.
